Les mêmes tâches reviennent ? Préparez-les une fois.

Enregistrez les étapes d’ouverture d’un dossier, de collecte de pièces ou de préparation d’audience. Chaque étape précise ce qui doit être fait, par qui et à quelle date.

Vous transformez une méthode du cabinet en modèle réutilisable. Lorsqu’un nouveau dossier arrive, les consignes ne dépendent plus d’une liste à recopier ou de la mémoire de la personne qui l’ouvre.

Un modèle peut être appliqué manuellement depuis le dossier ou le contact, ou se déclencher sur un changement prévu dans Friday.

• Création ou modification d’un dossier ou d’un contact.
• Attribution, réalisation ou échéance d’une tâche.
• Création ou fin d’un rendez-vous.
• Dépôt de pièce ou message sur le portail.
• Mise à jour de facture ou réception d’un paiement.

Vous choisissez les déclencheurs pertinents pour votre méthode et pouvez réserver le modèle à certaines matières.

En mode séquentiel, les étapes sont planifiées dès le lancement. En mode cascade, la suite attend que les étapes dont elle dépend soient terminées.

Pour une audience, vous pouvez préparer à l’avance les demandes de pièces et la relecture. Pour un acte, vous pouvez attendre la fin de la rédaction avant de lancer sa relecture. Le modèle suit l’ordre réel du travail.

Les dates peuvent être calculées avant ou après le lancement, un événement ou une autre étape, en minutes, heures, jours ou jours ouvrés. Le calcul en jours ouvrés exclut les week-ends et les jours fériés français.

Vous pouvez par exemple préparer une demande de pièces quinze jours avant une audience. Le cabinet conserve la vérification des règles applicables lorsqu’il s’agit d’un délai de procédure.

Chaque étape peut créer une tâche, un événement d’agenda ou une notification. Vous définissez les consignes, la durée, les responsables et, pour un rendez-vous, le calendrier concerné.

Les destinataires peuvent être des personnes désignées ou l’auteur du lancement selon le réglage. Friday prend en charge la création des éléments prévus, sans ressaisie dans plusieurs écrans.

Le suivi des exécutions conserve les étapes programmées, réalisées et les erreurs éventuelles. Les modèles peuvent être activés, désactivés et ajustés.

Si une étape n’a pas eu lieu, vous pouvez examiner son exécution. Les retours de l’équipe servent ensuite à améliorer le modèle pour les prochains dossiers.